Шта је ваучер?
Ваучер је документ који се користи у одељењу за плаћање рачуна компаније како би прикупио и поднио сву пратећу документацију потребну за одобравање плаћања обавезе. Ваучер је у основи резервна документа за рачуне. Доспјели су краткорочни рачуни које компаније дугују добављачима и добављачима.
Ваучер је важан јер је механизам унутрашње рачуноводствене контроле који осигурава да је свако плаћање уредно овлашћено и да су роба или услуге заиста примљени.
Кључне Такеаваис
- Купон је документ који користи одјел за плаћање рачуна који садржи пратећу документацију за фактуру. Ваучер је у основи резервна документа за рачуне која се плаћају, а то су рачуни које компаније дугују добављачима и добављачима. Документи у ваучеру могу укључивати добављаче фактура, износ који се дугује, рок доспијећа, рачуни главне књиге и рачуни за отпрему. Сви износи неподмирених ваучера који се дугују су укупни, а један паушал уписује се као рачуни који се плаћају на билансу стања.
Како раде ваучери
Предузећа имају различите краткорочне финансијске обавезе према добављачима и добављачима током обрачунског периода. Компанија ће можда морати да купује залихе или сировине од добављача који се користе у производњи робе компаније. Добављачи у суштини одобравају продужење кредита компанији омогућавајући плаћање у блиској будућности, на пример 30, 60 или 90 дана.
Купон је образац који садржи сву пратећу документацију која показује дуговани новац и било каква плаћања исплаћена добављачу или добављачу за неподмирена плаћања. Ваучер и потребна документа се евидентирају у регистру ваучера. Неки од пратећих докумената у бону могу да укључују:
- Рачун од добављача, добављача или имена добављача који се мора платитиУвјети плаћања, као што су дуговани износ, датум доспећа и сви попусти додељени за рано плаћање рачунаКомпанијски налог за куповину Пријем који показује да је компанија примила робу од добављача. Главна књига рачуни који се користе у рачуноводствене сврхе Потписи овлашћених представника у компанији за куповину и плаћањеДоказ плаћања и датум након плаћања рачуна добављачу
Укупни износ свих ваучера који имају дуговања доспјелих евидентира се као дуговање на биланци стања. Након што је ваучер уплаћен, доказ о уплати се укључује у ваучер и евидентира се као плаћени ваучер.
Како су ваучери корисни
Ваучери компаније служе као кључни извор доказа када се врши ревизија. Ревизор проводи скуп поступака како би утврдио да ли финансијски извјештаји не садрже материјално значајне грешке. Ваучери документирају да је купљена роба заиста примљена, што подупире тврдњу ревизора да роба и услуге књижени у финансијским извјештајима заиста постоје. Ваучери такође оправдавају новчана плаћања компаније добављачима и документују рачуне главне књиге који се користе за књижење трансакције.
Коришћење система ваучера такође смањује ризик од договора запослених да украду имовину компаније. Предузећа користе сегрегацију дужности да спрече крађу запослених, што значи да су критични задаци додељени различитим људима у организацији. Купон документира да задатке обавља више људи и ствара папирнати траг тако да ревизор може потврдити да су дужности правилно раздвојене.
Пример ваучера
Локални ресторан наручује месо и рибу сваких неколико дана од својих продавца. Директор ресторана испуњава налог за куповину меса од 30 килограма, а власник иницира налог за куповину да би одобрио пошиљку. Када је пошиљка примљена, садржај пошиљке се упоређује са поруџбеницом за куповину како би се осигурало да пошиљка одговара наруџби. Ресторан испуњава потврду о отпреми да документује поступак, а рачун за испоруку упоређује се са фактуром добављача.
Ваучер, који је насловна страна која објашњава приложене документе, укључује налог за куповину, рачун за отпрему и фактуру. Износ куповине додаје се и бележи на рачунима који се плаћају на билансу стања док нису плаћени. Власник прегледава све информације о ваучеру прије него што потпише чек.
Купон укључује и рачуне главне књиге који се користе за евидентирање трансакције. Ресторан, на пример, може да уплати (повећа) рачун залиха меса и задужи (смањи) готовински рачун да би уписао уплату. Примање уплате и датум се бележе да се види да је ваучер уплаћен. Доспјели рачуни одражават ће нижи салдо због фактуре која се плаћа, под претпоставком да нису настала додатна дуговања.
