За мало предузеће са мало трансакција, паметни власник предузећа може Екцел користити као замену за рачуноводствени софтвер. Екцел поседује све алате потребне за креирање и одржавање главне књиге, али захтева чврсто разумевање основног рачуноводства и пажњу на детаље. За власнике предузећа који нису сигурни да ли су спремни или имају ресурсе за улагање у рачуноводствени софтвер, Екцел је добро место за почетак вођења рачуноводствених евиденција док се не набави рачуноводствени софтвер.
Коришћење програма Екцел као главне књиге
Једноставно подешавање евиденције требало би прво да обухвати ступце за датум трансакције, опис трансакције и референтни број, као што су фактура или чекови. У следећим колонама биће наведени сви рачуни који ће се користити током године. Пажљива мисао треба да се укључи у избор рачуна, јер ће бити тешко вратити се и извршити промене касније. С лијева на десно, први наведени рачуни требали би бити рачуни у рачуну добити и губитка, почевши од прихода и завршавају с трошковима. Следе рачуни имовине, затим рачуни обавеза и на крају било који рачуни на капиталу.
Главна књига користи књиговодство са двоструким уносом да би пратила све трансакције компаније, а важно је добро разумети овај концепт пре него што почнете да користите Екцел као главну књигу.
Шта је двоструко књиговодство?
Ако се ради о новој компанији, прва трансакција ће вероватно бити капитал уложен у компанију. Као пример, рецимо да се предузетница по имену Јане одлучила отворити продавницу машина. Има уштеде од 750.000 долара за почетак пословања и отварањем рачуна за проверу пословања.
Користећи концепте књиговодства са двоструким уносима, Јане зна да ће ова трансакција повећати готовински рачун компаније (унос на терет) и надокнадит ће се повећањем власничког капиталног рачуна (унос кредита). У овом програму Екцел сви уноси дебитних записа треба да се евидентирају као позитивне вредности, док сви уноси кредита треба да се бележе са негативним вредностима.
У овом примеру, Јане треба да унесе датум трансакције и опис, као што је „капитална инвестиција“, у први ред табеле. Затим ће уписати позитиван унос од 750.000 УСД у колону „готовинских“ рачуна табеле и негативан унос од 750.000 УСД у ступац „Табела власничког капитала“ табеле. Да би верификовала бројеве, Јане би требало да користи формула Сум да осигура да сви уноси у сваком ретку износе нула долара.
Одатле ће Јане наставити да уноси линију за сваку трансакцију. Ако купи опрему новчаним средствима компаније, Јане ће уписати трансакцију како би приказала задужење или позитиван унос у колони рачуна „опрема“ и кредит или негативан унос у колони „готовински“ рачун. Ако купцу продаје услуге обраде, она би бележила кредит на „приход“ рачуну и задужење на „власнички“ рачун.
На крају, укупан износ за сваки ступац рачуна треба сажети на дну табеле. Збир свих рачуна прихода може се сабрати да се израчуна тренутни нето приход. Остали ступци се могу конфигурирати према потреби за израчунавање, на примјер, укупне имовине, укупних обавеза и укупног капитала.
